در حالی که تورم، تغییر مداوم قیمت‌ها و الزام‌های تازه‌ی مالیاتی فضای کسب‌وکار را پیچیده‌تر کرده است، بسیاری از مدیران هنوز تصمیم‌های مهم مالی خود را بر پایه‌ی برداشت ذهنی و گزارش‌های دیرهنگام می‌گیرند. کارشناسان حوزه‌ی مالی هشدار می‌دهند که این رویکرد در شرایط نوسانی می‌تواند هزینه‌ی سنگینی به همراه داشته باشد و انتخاب ابزار حسابداری مناسب، حالا بیش از هر زمان دیگری به یک تصمیم راهبردی تبدیل شده است.
با اجباری شدن ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان، دقت در ثبت اطلاعات دیگر یک انتخاب نیست. کوچک‌ترین اشتباه در شناسه‌ی کالا، نرخ مالیات یا اطلاعات هویتی خریدار می‌تواند فاکتور را از چرخه خارج کند و کار مالی شرکت را به تأخیر بیندازد. از سوی دیگر، رشد هزینه‌ها و نوسان قیمت تأمین باعث شده مدیران به گزارش‌هایی نیاز داشته باشند که نه ماه‌ها بعد، بلکه همین امروز وضعیت سودآوری و نقدینگی را نشان بدهد.
یک نسخه برای همه کافی نیست
یکی از خطاهای رایج در انتخاب نرم‌افزار حسابداری، فرض یکسان بودن نیاز همه‌ی کسب‌وکارهاست. شرکتی که با موجودی کالا و خرید و فروش مداوم سروکار دارد، با شرکتی که پروژه و قرارداد مدیریت می‌کند، ساختار حسابداری متفاوتی می‌خواهد. همین تفاوت باعث شده تولیدکنندگان نرم‌افزار به سمت نسخه‌های تخصصی بروند.
قیاس از جمله شرکت‌هایی است که نرم‌افزار خود را بر اساس نوع فعالیت مشتریان عرضه می‌کند. بر اساس اطلاعات منتشرشده‌ی این مجموعه، ماژول‌هایی برای حوزه‌های بازرگانی، تولیدی، فروشگاهی، خدماتی، حقوق‌ودستمزد، خزانه‌داری، مدیریت ارتباط با مشتری و اموال در نظر گرفته شده و مشتری می‌تواند بسته به نیاز خود آن‌ها را انتخاب کند.
شیوه‌ی اجرا هم گزینه‌های متفاوتی دارد. نسخه‌ی تحت وب با مجوز اختصاصی روی سرور خود مشتری نصب می‌شود و برای سازمان‌هایی که نیاز به اتصال به سایر سیستم‌ها دارند، انتخاب مناسب‌تری است. نسخه‌های ابری تخصصی برای کسب‌وکارهای بازرگانی، خدماتی، تولیدی و پیمانکاری روی زیرساخت خود قیاس اجرا می‌شود و پیش از پرداخت، هفت روز دوره‌ی آزمایشی دارد. نسخه‌ی ویندوز نیز برای کسانی که ترجیح می‌دهند نرم‌افزار روی سیستم خودشان باشد، همچنان در دسترس است.
گزینه‌ی ویژه برای شرکت‌های خدماتی
شرکت‌های خدماتی، از دفاتر مشاوره و آموزشگاه‌ها تا مجموعه‌های فنی، معمولاً هم‌زمان با چند پروژه و قرارداد کار می‌کنند و درآمدشان بر مبنای صورتحساب شناسایی می‌شود. نسخه‌ی ابری و آنلاین خدماتی قیاس برای همین گروه عرضه شده است. اجرای این نسخه روی بستر ابری به کاربر امکان می‌دهد بدون نصب و نگهداری سرور، از هر مکان به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشد؛ موضوعی که برای تیم‌های پراکنده و مدیرانی که مدام در حرکت‌اند اهمیت بیشتری پیدا کرده است.
ابزارهای رایگان برای شروع
با وجود این، همه‌ی کسب‌وکارها در ابتدای راه به نرم‌افزار کامل حسابداری نیاز ندارند. برای فروشگاه‌ها و مشاغل خرد، ابزار رایگان صدور فاکتور ابرآ امکان صدور سریع فاکتور را بدون هزینه‌ی اولیه فراهم می‌کند. ابرآ محصول جداگانه‌ی قیاس برای مغازه‌ها و فروشگاه‌هاست و امکاناتی مانند فاکتور، بارکد و صندوق فروش را در بر می‌گیرد.
برای افراد حقیقی هم اپلیکیشن رایگان حسابداری شخصی قیاس در دسترس است. این برنامه امکان ثبت دریافت و پرداخت روزانه، تعریف انواع حساب و بانک، ثبت وام و اقساط، دریافت گزارش‌های نموداری و تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان را دارد و تاکنون بیش از ۱۶۰ هزار نصب داشته است. دانشجویان، مدیران ساختمان، رانندگان، افراد دارای درآمد مقطعی و تنخواه‌داران شرکت‌ها از جمله مخاطبان آن معرفی شده‌اند.
خطاهای سامانه مودیان؛ دغدغه‌ای که تکرار می‌شود
یکی از چالش‌های اصلی فعالان اقتصادی از زمان فراگیر شدن ارسال صورتحساب الکترونیکی، رد شدن فاکتورها در سامانه مودیان بوده است. بخش بزرگی از این خطاها ناشی از اشتباه‌های تکراری در ثبت اطلاعات است و با شناخت علت، می‌توان از بروز دوباره‌ی آن‌ها پیشگیری کرد.
قیاس در همین زمینه، ۱۰ خطای پرتکرار ارسال صورتحساب الکترونیکی به سامانه مودیان را همراه با علت و راه‌حل منتشر کرده است. خطاهای مربوط به اطلاعات هویتی خریدار، شناسه‌ی کالا و خدمت، نرخ مالیات، مبالغ و اعشار، شماره و تاریخ فاکتور و فاکتورهای ابطالی و برگشتی، از جمله مواردی است که کاربران بیش از همه با آن‌ها روبه‌رو می‌شوند. آشنایی با این خطاها پیش از ارسال، می‌تواند زمان اصلاح را کم کند و از تأخیر در فرایند مالیاتی جلوگیری کند.
سابقه‌ی آموزشی و اعتبار حرفه‌ای
از نگاه بسیاری از مدیران، اعتبار یک نرم‌افزار حسابداری فقط به امکانات فنی آن محدود نمی‌شود و آشنایی نسل جدید حسابداران با آن هم اهمیت دارد. به گفته‌ی قیاس، سازمان پژوهش و برنامه‌ریزی آموزشی این نرم‌افزار را برای تدریس درس «کاربرد نرم‌افزار در حسابداری» در هنرستان‌های فنی‌وحرفه‌ای کشور برگزیده و بیش از ۲۴۹ هزار نفر از هنرجویان و مدرسان با آن کار کرده‌اند.
رویکرد؛ از فروش نرم‌افزار تا همراهی با مدیران مالی
قیاس خود را صرفاً تولیدکننده‌ی نرم‌افزار معرفی نمی‌کند و می‌گوید هدفش همراهی با مدیران مالی و مشاوران مالیاتی در مسیر رشد کسب‌وکار است. محتوای آموزشی این شرکت درباره‌ی خطاهای سامانه مودیان، قوانین مالیاتی و انتخاب نرم‌افزار متناسب با نوع فعالیت، در همین چارچوب منتشر می‌شود تا مدیران بتوانند در مراحل مختلف رشد، با اطلاعات بهتری تصمیم بگیرند.
پیش از انتخاب نرم‌افزار چه نکاتی مهم است؟
کارشناسان مالی معمولاً چند معیار را برای انتخاب نرم‌افزار حسابداری مهم می‌دانند. نخست، تطابق ماژول‌ها با نوع کسب‌وکار است؛ نرم‌افزاری که برای فعالیت بازرگانی طراحی شده، لزوماً پاسخ‌گوی نیاز پروژه‌محورها نیست. دوم، نحوه‌ی اجراست؛ نسخه‌ی ابری، تحت وب و ویندوز هر کدام مزایا و محدودیت‌های خود را دارند. سوم، امکان آزمایش پیش از خرید است که ریسک تصمیم اشتباه را کاهش می‌دهد. چهارم، پشتیبانی و آموزش پس از خرید است که در عمل تعیین می‌کند کاربر تا چه اندازه از امکانات نرم‌افزار بهره می‌برد. در نهایت، اتصال به سامانه مودیان و هماهنگی با الزام‌های مالیاتی روز، امروز یکی از شروط اصلی هر نرم‌افزار حسابداری به شمار می‌آید.
در مجموع، به نظر می‌رسد در اقتصادی که متغیرهایش مدام تغییر می‌کند، کسب‌وکارهایی جلو می‌افتند که عدد درست را زودتر در اختیار دارند. نرم‌افزار حسابداری مناسب جای تصمیم مدیر را نمی‌گیرد، اما می‌تواند پایه‌ی آن تصمیم را از حدس به داده نزدیک‌تر کند. علاقه‌مندان برای آشنایی با قیمت نسخه‌ها و ثبت درخواست دمو می‌توانند به وب‌سایت قیاس مراجعه کنند.
